Steuerprüfung durch das Finanzamt: Ablauf und Ihre Rechte
Kurz & Knapp
Bei einer Betriebsprüfung prüft das Finanzamt Ihre Buchführung, Belege und Steuererklärungen der letzten 3-6 Jahre vor Ort. Kleine Unternehmen werden selten geprüft, aber bei Auffälligkeiten kann es jeden treffen. Bleiben Sie kooperativ, halten Sie Belege bereit und ziehen Sie im Zweifel einen Steuerberater hinzu.
Arten von Steuerprüfungen
| Prüfungsart | Umfang | Typisch für |
|---|---|---|
| Betriebsprüfung | Alle Steuern, 3 Jahre | Größere Unternehmen, Auffälligkeiten |
| Umsatzsteuer-Sonderprüfung | Nur USt | Hohe Vorsteuererstattungen |
| Lohnsteuer-Außenprüfung | Nur Lohnsteuer | Arbeitgeber |
| Kassennachschau | Bargeldgeschäfte | Gastronomie, Einzelhandel |
| Umsatzsteuer-Nachschau | USt-Kontrolle | Verdacht auf Unregelmäßigkeiten |
Wie wahrscheinlich ist eine Prüfung?
| Unternehmensgröße | Prüfungsquote | Durchschnittlicher Turnus |
|---|---|---|
| Großbetrieb | Ca. 20% | Alle 5 Jahre |
| Mittelbetrieb | Ca. 4% | Alle 25 Jahre |
| Kleinbetrieb | Ca. 2% | Alle 50 Jahre |
| Kleinstbetrieb | Ca. 1% | Alle 100 Jahre |
Als Freelancer oder Kleingewerbetreibender sind Sie statistisch selten dran. Aber bestimmte Auslöser erhöhen das Risiko:
- Hohe Vorsteuererstattungen
- Stark schwankende Gewinne
- Branchenunübliche Verhältnisse
- Anonyme Anzeigen
- Auffälligkeiten in der Steuererklärung
- Elektronische Risikoanalyse des Finanzamts
Ablauf einer Betriebsprüfung
- Prüfungsanordnung
Schriftliche Ankündigung mit Prüfungszeitraum, Steuerarten und Termin. Vorlauf: 2-4 Wochen. - Vorbereitung
Unterlagen sortieren, Steuerberater informieren, Räume vorbereiten. - Prüfungsbeginn
Der Prüfer kommt in Ihre Räume (oder zum Steuerberater). Erste Fragen, Überblick. - Prüfung der Unterlagen
Belege, Kontoauszüge, Verträge werden gesichtet. Der Prüfer stellt Fragen. - Schlussbesprechung
Feststellungen werden besprochen. Sie können Stellung nehmen. - Prüfungsbericht
Schriftlicher Bericht mit allen Feststellungen. Danach geänderte Steuerbescheide.
Was wird geprüft?
Formale Prüfung
- Vollständigkeit der Buchführung
- Ordnungsgemäße Belege
- Korrekter Zahlungsfluss
- Aufbewahrungsfristen
- Kassenführung (bei Bargeld)
Inhaltliche Prüfung
- Betriebliche Veranlassung von Ausgaben
- Private Nutzung von Betriebsvermögen
- Korrekte Umsatzsteuer
- Abgrenzung privat/betrieblich
- Vollständigkeit der Einnahmen
Achtung: Bei einer Betriebsprüfung werden typischerweise die letzten 3 Jahre geprüft. Bei Verdacht auf Steuerhinterziehung kann der Zeitraum auf bis zu 10 Jahre ausgedehnt werden.
So bereiten Sie sich vor
Checkliste Prüfungsvorbereitung
- ☐ Steuerberater informieren
- ☐ Alle Belege sortiert bereithalten
- ☐ Kontoauszüge vollständig
- ☐ Verträge griffbereit
- ☐ Buchführung auf Vollständigkeit prüfen
- ☐ Raum für Prüfer vorbereiten
- ☐ Eigene Terminverschiebung bei Bedarf beantragen
Typische Fehler und Feststellungen
Häufige Fehler vermeiden
- Private Ausgaben als Betriebsausgaben – Prüfer erkennt das oft. Führen Sie saubere Trennung.
- Fehlende Belege – Ohne Beleg keine Ausgabe. Belege digital sichern.
- Umsätze nicht vollständig erfasst – Prüfer gleicht mit Kontobewegungen ab. Alles erfassen!
- Private Kfz-Nutzung nicht versteuert – 1%-Regel oder Fahrtenbuch konsequent anwenden.
Ihre Rechte bei der Prüfung
- Terminverschiebung: Bei wichtigem Grund können Sie den Termin verschieben
- Beistand: Sie dürfen einen Steuerberater hinzuziehen
- Verlegung: Die Prüfung kann beim Steuerberater stattfinden
- Kopien: Sie haben Anspruch auf Kopien aller Unterlagen, die der Prüfer mitnimmt
- Schweigen: Bei Verdacht auf Straftat haben Sie Aussageverweigerungsrecht
Nach der Prüfung
Beispiel: Mögliche Ergebnisse
| Keine Beanstandungen | Selten, aber möglich |
| Kleinere Feststellungen | Nachzahlung + 6% Zinsen p.a. |
| Größere Mängel | Höhere Nachzahlung + Zinsen |
| Hinzuschätzung | Bei unzureichender Buchführung |
| Steuerstrafverfahren | Bei Vorsatz/grober Fahrlässigkeit |
Häufige Fragen
Betriebsprüfungen werden nach Risikoanalyse und Unternehmensgröße ausgewählt. Kleine Unternehmen werden selten geprüft (statistisch alle 50-100 Jahre). Erhöhtes Risiko besteht bei: hohen Vorsteuererstattungen, stark schwankenden Gewinnen, Branchenauffälligkeiten oder anonymen Anzeigen.
Sie erhalten eine Prüfungsanordnung mit 2-4 Wochen Vorlauf. Der Prüfer kommt dann in Ihre Räume oder ins Steuerbüro, sichtet Belege, prüft die Buchführung und stellt Fragen. Am Ende gibt es eine Schlussbesprechung und einen schriftlichen Prüfungsbericht.
Kleinere Fehler führen zu Nachzahlungen plus 6% Zinsen pro Jahr. Bei grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz kann ein Steuerstrafverfahren eingeleitet werden. Kooperieren Sie mit dem Prüfer, zeigen Sie guten Willen und holen Sie im Zweifel einen Steuerberater dazu.
Hinweis: Die Inhalte dieser Seite dienen der allgemeinen Information und ersetzen keine professionelle Steuerberatung. Für individuelle Fragen wenden Sie sich bitte an einen Steuerberater oder das zuständige Finanzamt.