Wie schreibe ich eine korrekte Mahnung als Selbstständiger?
Kurz & Knapp
Eine Mahnung sollte höflich aber bestimmt sein: Nennen Sie Rechnungsnummer, Betrag, ursprüngliches Zahlungsziel und setzen Sie eine neue Frist (7-14 Tage). Ab der ersten Mahnung können Sie Mahngebühren und Verzugszinsen berechnen.
Aufbau einer korrekten Mahnung
Pflichtangaben in der Mahnung
- ☐ Ihre vollständigen Kontaktdaten
- ☐ Kundendaten (Name, Adresse)
- ☐ Bezug zur ursprünglichen Rechnung (Nummer, Datum)
- ☐ Offener Betrag
- ☐ Ursprüngliches Zahlungsziel
- ☐ Neue Zahlungsfrist
- ☐ Ihre Bankverbindung
- ☐ Optional: Mahngebühren und Verzugszinsen
Mahngebühren und Verzugszinsen
| Position | Privatkunde | Geschäftskunde |
|---|---|---|
| Mahngebühren | 2-5€ pro Mahnung | 2-5€ pro Mahnung |
| Verzugszinsen | 5% über Basiszins | 9% über Basiszins |
| Inkassokosten | Erstattungsfähig | Erstattungsfähig |
Beispiel: 1. Mahnung - Mustertext
Zahlungserinnerung
Sehr geehrte/r [Name],
bei der Prüfung unserer Buchhaltung haben wir festgestellt, dass die Rechnung Nr. [XXX] vom [Datum] über [Betrag]€ noch offen ist. Das Zahlungsziel war der [Datum].
Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum [Neues Datum] auf unser Konto [IBAN].
Sollte sich Ihre Zahlung mit diesem Schreiben überschneiden, betrachten Sie es als gegenstandslos.
- 1. Zahlungserinnerung
Höflich, keine Gebühren. Frist: 7-14 Tage. - 2. Mahnung
Deutlicher Ton, Mahngebühren möglich. Frist: 7-10 Tage. - 3. Letzte Mahnung
Ankündigung rechtlicher Schritte. Frist: 7 Tage. - Inkasso/Mahnbescheid
Nach Ablauf der letzten Frist.
Häufige Fragen
Rechtlich ist keine Mahnung erforderlich, wenn ein Zahlungsziel auf der Rechnung steht. In der Praxis sind 2-3 Mahnungen üblich, bevor rechtliche Schritte eingeleitet werden.
Hinweis: Die Inhalte dieser Seite dienen der allgemeinen Information und ersetzen keine professionelle Steuerberatung. Für individuelle Fragen wenden Sie sich bitte an einen Steuerberater oder das zuständige Finanzamt.