Diese Unterlagen verlangt das Finanzamt von Selbstständigen
Kurz & Knapp
Als Selbstständiger müssen Sie Rechnungen, Kontoauszüge, Verträge und Steuerbescheide 10 Jahre aufbewahren. Geschäftsbriefe 6 Jahre. Die digitale Aufbewahrung ist erlaubt, wenn die GoBD-Anforderungen erfüllt sind. Ohne Beleg keine Ausgabe – und bei einer Betriebsprüfung müssen Sie alles vorlegen können.
Aufbewahrungsfristen im Überblick
| Unterlagenart | Frist | Beispiele |
|---|---|---|
| Buchungsbelege | 10 Jahre | Rechnungen, Quittungen, Kassenbelege |
| Kontoauszüge | 10 Jahre | Bank, PayPal, Kreditkarte |
| Jahresabschlüsse | 10 Jahre | EÜR, Bilanz, Inventar |
| Steuerbescheide | 10 Jahre | Alle Steuerbescheide |
| Verträge | 10 Jahre (nach Ende) | Mietverträge, Leasingverträge |
| Geschäftsbriefe | 6 Jahre | E-Mails, Angebote, Aufträge |
| Lieferscheine | 6 Jahre | Ohne Rechnungscharakter |
| Handelsregisterauszüge | 10 Jahre | Dauerhaft empfohlen |
Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlagen entstanden sind. Beispiel: Rechnung vom März 2024 → Aufbewahrung bis mindestens 31.12.2034.
Was muss ich konkret aufbewahren?
Vollständige Checkliste
10 Jahre aufbewahren:
- Ausgangsrechnungen (an Kunden)
- Eingangsrechnungen (von Lieferanten)
- Kontoauszüge aller Geschäftskonten
- Kassenbelege und Kassenbuch
- Buchführungsunterlagen
- Jahresabschlüsse (EÜR/Bilanz)
- Steuererklärungen
- Steuerbescheide
- Verträge (während Laufzeit + 10 Jahre)
- Inventarverzeichnisse
6 Jahre aufbewahren:
- Geschäftliche E-Mails
- Angebote und Kostenvoranschläge
- Auftragsbestätigungen
- Lieferscheine (ohne Rechnung)
- Mahnungen
- Protokolle
- Allgemeine Korrespondenz
Digitale Aufbewahrung (GoBD)
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) erlaubt die digitale Archivierung. Voraussetzungen:
| Anforderung | Bedeutung | Umsetzung |
|---|---|---|
| Unveränderbarkeit | Keine nachträgliche Änderung möglich | PDF/A-Format, signierte Dateien |
| Lesbarkeit | Jederzeit abrufbar und lesbar | Gängige Formate, Backup |
| Maschinelle Auswertbarkeit | Muss durchsuchbar sein | Keine reinen Bilddateien |
| Vollständigkeit | Alle Belege erfasst | Systematische Ablage |
| Verfahrensdokumentation | Prozess dokumentiert | Beschreibung des Archivierungssystems |
Erlaubt: Papierbelege scannen und Original vernichten
Voraussetzungen:
- Bildgetreue Wiedergabe (lesbar, vollständig)
- Unveränderbar gespeichert (z.B. PDF/A)
- Verfahrensdokumentation vorhanden
- Systematische, nachvollziehbare Ablage
Empfehlung: Buchhaltungssoftware mit integrierter Belegerfassung nutzen.
Ordnungssystem für Ihre Unterlagen
- Eingangsbelege täglich erfassen
Rechnungen sofort scannen oder ablegen. Nicht stapeln! - Nach Kategorien sortieren
Ordner für: Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Bank, Verträge, Steuern. - Chronologisch ordnen
Innerhalb der Kategorien nach Datum sortieren. - Jahresordner anlegen
Pro Jahr ein Hauptordner mit Unterordnern. - Backup erstellen
Digitale Unterlagen regelmäßig sichern (Cloud, externe Festplatte).
Was passiert bei fehlenden Unterlagen?
| Situation | Folge | Lösung |
|---|---|---|
| Beleg fehlt | Ausgabe wird nicht anerkannt | Ersatzbeleg anfordern oder Eigenbeleg |
| Kassenbuch lückenhaft | Hinzuschätzung möglich | Lücken sofort schließen |
| Kontoauszüge fehlen | Nachweis der Zahlungsflüsse fehlt | Bei Bank nachfordern |
| Verträge fehlen | Dauerschuldverhältnisse unklar | Vertragspartner kontaktieren |
| Steuerbescheide weg | Keine Nachweismöglichkeit | Beim Finanzamt Kopie anfordern |
Eigenbeleg erstellen
Für kleine Beträge ohne Beleg (z.B. Parkschein verloren) können Sie einen Eigenbeleg erstellen:
EIGENBELEG
Datum der Ausgabe: ________________
Betrag: ________________
Ausgabeart: ________________
Verwendungszweck (betrieblich): ________________
Grund für Eigenbeleg: ________________
Ort, Datum: ________________
Unterschrift: ________________
Eigenbelege sollten die Ausnahme sein, nicht die Regel!
Häufige Fehler vermeiden
- Belege erst am Jahresende sortieren – Laufend erfassen spart Zeit und verhindert Verlust.
- Nur Papier, kein Backup – Digital archivieren. Papier kann verbrennen oder verblassen.
- E-Mails löschen – Geschäftliche E-Mails 6 Jahre aufbewahren!