Rechnung stornieren – so geht es rechtssicher
Kurz & Knapp
Eine Rechnung stornieren Sie durch eine Stornorechnung: Neues Dokument mit eigener Nummer, negativem Betrag und Verweis auf die Original-Rechnung. Die ursprüngliche Rechnung darf nicht gelöscht oder überschrieben werden – das wäre ein Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht.
Wann brauche ich was?
| Situation | Lösung | Dokument |
|---|---|---|
| Rechnung komplett falsch | Stornieren + neu ausstellen | Stornorechnung |
| Kleiner Fehler (z.B. Tippfehler) | Korrigieren | Korrekturrechnung |
| Kunde gibt Ware zurück | Gutschrift | Gutschrift |
| Nachträglicher Rabatt | Gutschrift | Gutschrift |
| Rechnung noch nicht verschickt | Neu erstellen | Neue Rechnung |
So erstellen Sie eine Stornorechnung
- Neue Rechnungsnummer vergeben
Die Stornorechnung erhält eine eigene, fortlaufende Nummer in Ihrer Rechnungsfolge. - Original-Rechnung referenzieren
Deutlich vermerken: "Stornorechnung zu Rechnung Nr. XXX vom TT.MM.JJJJ" - Negativen Betrag ausweisen
Alle Positionen mit negativen Werten (-100,00€) oder als Storno gekennzeichnet. - USt korrekt ausweisen
Auch die Umsatzsteuer wird negativ ausgewiesen (wichtig für den Vorsteuerabzug des Kunden).
Beispiel: Muster Stornorechnung
STORNORECHNUNG
Stornorechnung Nr. 2025-042
zur Rechnung Nr. 2025-038 vom 15.01.2025
| Website-Erstellung (Storno) | -2.500,00€ |
| zzgl. 19% USt | -475,00€ |
| Stornobetrag gesamt | -2.975,00€ |
Die Rechnung Nr. 2025-038 ist damit ausgeglichen.
Wichtig: Was Sie NICHT tun dürfen
- Original-Rechnung löschen – Verstoß gegen Aufbewahrungspflicht!
- Original-Rechnung überschreiben – Manipulation der Buchhaltung
- Rechnungsnummer neu vergeben – Lücken in der Nummerierung sind problematisch
- Rückdatieren – Urkundenfälschung
Achtung: Versendete Rechnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden – auch wenn sie storniert wurden. Das Finanzamt prüft die lückenlose Dokumentation.
Stornorechnung in der Buchhaltung
Die Stornorechnung wird wie eine normale Rechnung gebucht – nur mit umgekehrtem Vorzeichen:
Beispiel: Buchung der Stornorechnung
| Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|
| Erlöse 19% USt | 2.500,00€ | |
| Umsatzsteuer 19% | 475,00€ | |
| Forderungen | 2.975,00€ |
Bei EÜR: Die Stornierung mindert die Einnahmen im Monat der Stornorechnung.
Sonderfall: Rechnung bereits bezahlt
Wurde die Original-Rechnung bereits bezahlt, müssen Sie zusätzlich:
- Den Betrag an den Kunden zurücküberweisen
- Die Rückzahlung in der Buchhaltung erfassen
- Ggf. neue, korrekte Rechnung erstellen und vom Kunden bezahlen lassen
Häufige Fehler vermeiden
- Stornorechnung ohne Referenz zur Original-Rechnung – Immer "Storno zu Rechnung Nr. XXX vom Datum" angeben.
- USt nicht mit stornieren – Die USt muss ebenfalls negativ ausgewiesen werden.
- Stornorechnung rückdatieren – Aktuelles Datum verwenden – nicht das der Original-Rechnung.
Häufige Fragen
Erstellen Sie eine Stornorechnung mit eigener Nummer, negativem Betrag und Verweis auf die Original-Rechnung. Die Stornorechnung hebt die ursprüngliche Rechnung buchhalterisch auf. Löschen Sie niemals die Original-Rechnung!
Eine Stornorechnung macht eine Rechnung komplett rückgängig (negatives Spiegelbild). Eine Gutschrift ist ein eigenständiges Dokument, das einen Betrag gutschreibt – etwa bei Teilrückgabe, nachträglichem Rabatt oder Mängelminderung.
Hinweis: Die Inhalte dieser Seite dienen der allgemeinen Information und ersetzen keine professionelle Steuerberatung. Für individuelle Fragen wenden Sie sich bitte an einen Steuerberater oder das zuständige Finanzamt.