Fehlerhafte Rechnung erstellt – so korrigieren Sie richtig
Kurz & Knapp
Eine falsche Rechnung korrigieren Sie mit einer Stornorechnung (Gutschrift), die die ursprüngliche Rechnung aufhebt. Danach erstellen Sie eine neue, korrekte Rechnung. Wichtig: Eine bereits versendete Rechnung darf nicht einfach geändert oder gelöscht werden – das verstößt gegen die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD).
Die häufigsten Rechnungsfehler
| Fehlerart | Auswirkung | Korrektur nötig? |
|---|---|---|
| Falscher Betrag | Steuerlich relevant | Ja, Stornorechnung |
| Falscher USt-Satz | Falsche USt-Schuld | Ja, unbedingt |
| Falsches Datum | Zuordnungsproblem | Ja, Stornorechnung |
| Tippfehler im Namen | Formfehler | Je nach Schwere |
| Fehlende Pflichtangabe | Kein Vorsteuerabzug | Ja, Korrektur |
| Falsche Rechnungsnummer | Buchführungsproblem | Ja, Stornorechnung |
Achtung: Bei falsch ausgewiesener Umsatzsteuer schulden Sie dem Finanzamt immer den ausgewiesenen Betrag – auch wenn er zu hoch ist! Das gilt auch für Kleinunternehmer, die versehentlich USt ausweisen.
So korrigieren Sie eine Rechnung richtig
- Stornorechnung erstellen
Die Stornorechnung enthält die gleichen Positionen wie die Originalrechnung, aber mit negativen Beträgen. - Bezug zur Originalrechnung
Deutlicher Hinweis: "Stornorechnung zu Rechnung Nr. 2024-0815 vom 15.03.2024" - Neue korrekte Rechnung
Eine komplett neue Rechnung mit neuer Rechnungsnummer und den korrekten Daten erstellen. - Kunde informieren
Stornorechnung und neue Rechnung gemeinsam an den Kunden senden mit kurzer Erklärung. - Buchhaltung anpassen
Alle drei Dokumente (Original, Storno, Neu) korrekt verbuchen.
Muster: Stornorechnung
Beispiel: Stornorechnung-Vorlage
STORNORECHNUNG
Stornorechnung-Nr.: ST-2024-0815
Datum: 18.03.2024
Stornierung zu Rechnung Nr. 2024-0815 vom 15.03.2024
| Webdesign-Leistung | -1.000,00€ |
| Umsatzsteuer 19% | -190,00€ |
| Stornobetrag | -1.190,00€ |
Grund: Korrektur des Rechnungsbetrags
Sonderfall: Kleinunternehmer weist USt aus
Beispiel: Versehentlich USt als Kleinunternehmer
Problem: Sie sind Kleinunternehmer und haben auf der Rechnung 19% USt ausgewiesen.
Folge:
- Sie schulden die 190€ dem Finanzamt (§14c UStG)
- Sie haben keinen Vorsteuerabzug
- Der Kunde kann die Vorsteuer ziehen
Lösung: Stornorechnung + neue Rechnung ohne USt. Dem Kunden die Differenz erstatten.
Rechnungskorrektur vs. Stornorechnung
| Methode | Wann? | Vorteil |
|---|---|---|
| Stornorechnung + Neuausstellung | Immer bei wesentlichen Fehlern | Sauber, GoBD-konform |
| Rechnungskorrektur | Nur bei Kleinigkeiten (Tippfehler) | Weniger Aufwand |
| Berichtigung per Schreiben | Fehlende Pflichtangaben | Einfach, wenn Beträge stimmen |
Häufige Fehler vermeiden
- Originalrechnung einfach ändern – Verstößt gegen GoBD! Immer Stornorechnung erstellen.
- Gleiche Rechnungsnummer für Korrektur – Jede Rechnung braucht eine eindeutige Nummer.
- Stornorechnung ohne Bezug – Immer die Original-Rechnungsnummer und -Datum nennen.
Pflichtangaben auf Rechnungen – Checkliste
- ☐ Vollständiger Name und Anschrift des Leistenden
- ☐ Vollständiger Name und Anschrift des Empfängers
- ☐ Steuernummer oder USt-IdNr.
- ☐ Rechnungsdatum
- ☐ Fortlaufende Rechnungsnummer
- ☐ Menge und Art der Leistung
- ☐ Zeitpunkt der Lieferung/Leistung
- ☐ Nettobetrag
- ☐ Steuersatz und Steuerbetrag (oder Hinweis auf Steuerbefreiung)
- ☐ Bei Kleinunternehmer: Hinweis auf §19 UStG
Häufige Fragen
Erstellen Sie eine Stornorechnung, die die Originalrechnung aufhebt (mit negativen Beträgen und Bezug auf die Originalrechnung). Danach stellen Sie eine neue, korrekte Rechnung mit neuer Rechnungsnummer aus. Die Originalrechnung darf nicht gelöscht oder überschrieben werden.
Eine Stornorechnung muss enthalten: Eigene Rechnungsnummer, Datum, eindeutiger Bezug zur Originalrechnung (Nummer und Datum), die gleichen Positionen mit negativen Beträgen, und den Hinweis "Stornorechnung" oder "Gutschrift". Alle Pflichtangaben einer normalen Rechnung gelten auch hier.
Bei zu hoch ausgewiesener USt schulden Sie dem Finanzamt den ausgewiesenen Betrag – nicht den korrekten. Das gilt auch für Kleinunternehmer! Sie müssen eine Stornorechnung erstellen und die korrekte Rechnung nachreichen. Erst dann können Sie die Differenz beim Finanzamt geltend machen.
Hinweis: Die Inhalte dieser Seite dienen der allgemeinen Information und ersetzen keine professionelle Steuerberatung. Für individuelle Fragen wenden Sie sich bitte an einen Steuerberater oder das zuständige Finanzamt.