Private und geschäftliche Ausgaben sauber trennen
Kurz & Knapp
Die wichtigste Regel: Getrennte Konten für Privat und Geschäft. Nutzen Sie ein separates Geschäftskonto, eine eigene Kreditkarte für Betriebsausgaben und führen Sie Buch über alle gemischten Ausgaben. So vermeiden Sie Chaos in der Buchhaltung und Probleme beim Finanzamt.
Warum ist die Trennung so wichtig?
Ohne Trennung:
- Chaos bei der Buchhaltung
- Zeitaufwendige Sortierung
- Fehlende Übersicht über Finanzen
- Probleme bei Betriebsprüfung
- Vergessene Betriebsausgaben
Mit Trennung:
- Klare Buchhaltung
- Schnelle Steuererklärung
- Volle Übersicht über Gewinn
- Saubere Dokumentation
- Professionelles Auftreten
So trennen Sie richtig
- Geschäftskonto eröffnen
Separates Konto nur für geschäftliche Ein- und Ausgaben. Viele Banken bieten günstige Geschäftskonten ab 0€/Monat. - Geschäftliche Kreditkarte
Für alle Betriebsausgaben eine eigene Karte nutzen – erleichtert die Zuordnung enorm. - Privatentnahmen klar buchen
Wenn Sie Geld vom Geschäftskonto privat nutzen, als Privatentnahme buchen – nicht einfach abheben. - Gemischte Kosten dokumentieren
Bei Handy, Auto etc.: Geschäftlichen Anteil ermitteln und dokumentieren.
Typische gemischte Ausgaben
| Ausgabe | Geschäftlicher Anteil | Nachweis |
|---|---|---|
| Handy/Telefon | 20-100% je nach Nutzung | Einzelverbindungsnachweis oder Schätzung |
| Internet | 20-50% üblich | Nutzungsaufzeichnung |
| Auto (gemischt genutzt) | Fahrtenbuch oder 1% | Fahrtenbuch oder Pauschale |
| Arbeitszimmer | 100% wenn Mittelpunkt | Grundriss, Mietvertrag |
| Computer/Laptop | 0-100% je nach Nutzung | Dokumentation der Nutzung |
| Fachliteratur | 100% wenn beruflich | Bezug zur Tätigkeit |
Beispiel: Gemischte Handynutzung
Situation: Sie nutzen Ihr Handy zu 60% geschäftlich.
| Monatliche Kosten | 50,00€ |
| Geschäftlicher Anteil (60%) | 30,00€ |
| Absetzbarer Betrag/Monat | 30,00€ |
Tipp: Bei überwiegend geschäftlicher Nutzung (>90%) können Sie 100% ansetzen.
Privatentnahmen richtig handhaben
Wenn Sie Geld vom Geschäftskonto für private Zwecke verwenden:
- Regelmäßig: Festen monatlichen Betrag als "Gehalt" überweisen
- Buchen als: Privatentnahme (mindert nicht den Gewinn!)
- Dokumentieren: Jede Entnahme in der Buchhaltung erfassen
Achtung: Privatentnahmen sind keine Betriebsausgaben! Sie mindern nicht Ihren Gewinn und damit nicht Ihre Steuerlast. Der Gewinn wird versteuert, egal wie viel Sie entnehmen.
Checkliste: Saubere Trennung
- ☐ Separates Geschäftskonto vorhanden
- ☐ Alle Einnahmen gehen auf das Geschäftskonto
- ☐ Betriebsausgaben werden vom Geschäftskonto bezahlt
- ☐ Privatentnahmen werden gebucht
- ☐ Gemischte Kosten sind dokumentiert
- ☐ Private Einkäufe nie vom Geschäftskonto
- ☐ Geschäftliche Kreditkarte vorhanden
Häufige Fehler vermeiden
- Privates und Geschäftliches auf einem Konto – Unbedingt trennen – auch wenn es rechtlich erlaubt ist.
- Private Ausgaben als Betriebsausgaben buchen – Steuerhinterziehung! Nur echte Betriebsausgaben absetzen.
- Gemischte Kosten komplett absetzen – Nur den geschäftlichen Anteil – mit Nachweis.
Häufige Fragen
Rechtlich nicht zwingend (außer bei GmbH/UG), aber dringend empfohlen. Die Trennung erleichtert die Buchhaltung erheblich und vermeidet Probleme bei der Betriebsprüfung. Viele Banken verbieten zudem geschäftliche Nutzung privater Konten in ihren AGB.
Ermitteln Sie den geschäftlichen Anteil und setzen nur diesen ab. Bei einem Handy mit 70% geschäftlicher Nutzung buchen Sie 70% der Kosten als Betriebsausgabe. Dokumentieren Sie die Aufteilung nachvollziehbar.
Hinweis: Die Inhalte dieser Seite dienen der allgemeinen Information und ersetzen keine professionelle Steuerberatung. Für individuelle Fragen wenden Sie sich bitte an einen Steuerberater oder das zuständige Finanzamt.