Kunde zahlt nicht – welche Optionen habe ich?
Kurz & Knapp
Wenn ein Kunde nicht zahlt, gehen Sie stufenweise vor: 1. Freundliche Zahlungserinnerung, 2. Formelle Mahnung mit Fristsetzung, 3. Letzte Mahnung mit Androhung rechtlicher Schritte, 4. Inkasso oder gerichtliches Mahnverfahren. Ab der ersten Mahnung können Sie Mahngebühren und Verzugszinsen berechnen.
Das richtige Vorgehen Schritt für Schritt
- 1. Zahlungserinnerung (nach Fälligkeit)
Höflich formuliert, ohne Gebühren. Frist: 7-10 Tage. Vielleicht wurde die Rechnung nur übersehen. - 2. Erste Mahnung (1-2 Wochen später)
Deutlicher Ton, Mahngebühren (2-5€) möglich. Verzugszinsen ab jetzt berechenbar. Frist: 7-10 Tage. - 3. Letzte Mahnung (1 Woche später)
Ankündigung von Inkasso/rechtlichen Schritten. Letzte Frist: 5-7 Tage. - 4. Inkasso oder Mahnbescheid
Nach Ablauf der letzten Frist: Inkassounternehmen beauftragen oder selbst Mahnbescheid beantragen.
Mahngebühren und Verzugszinsen
Ab der ersten Mahnung (nach Fälligkeit) können Sie zusätzliche Kosten berechnen:
| Position | Privatkunde | Geschäftskunde |
|---|---|---|
| Mahngebühren pro Mahnung | 2-5€ | 2-5€ |
| Verzugszinsen (p.a.) | 5% über Basiszins | 9% über Basiszins |
| Inkassokosten | Erstattungsfähig | Erstattungsfähig |
| Anwaltskosten | Ab 2. Mahnung | Ab 2. Mahnung |
Beispiel: Verzugszinsen berechnen
Offene Rechnung: 1.500€
Basiszinssatz: 3,62% (Stand: Jan 2025)
Verzugszeitraum: 60 Tage
| Verzugszins Geschäftskunde | 12,62% p.a. |
| Für 60 Tage | 1.500€ × 12,62% × 60/365 |
| Verzugszinsen | 31,12€ |
Option 1: Inkassounternehmen beauftragen
Vorteile:
- Professioneller Druck auf Schuldner
- Sie sparen Zeit und Nerven
- Keine Kosten bei Erfolglosigkeit
- Kosten werden dem Schuldner auferlegt
Nachteile:
- Provision bei Erfolg (10-30%)
- Kundenbeziehung meist beendet
- Nicht bei strittigen Forderungen
- Schuldner kann trotzdem nicht zahlen
Option 2: Gerichtliches Mahnverfahren
Das gerichtliche Mahnverfahren können Sie selbst online durchführen unter online-mahnantrag.de.
| Forderungshöhe | Gerichtskosten | Dauer |
|---|---|---|
| bis 500€ | ca. 32€ | 2-4 Wochen |
| 500€ - 1.000€ | ca. 36€ | 2-4 Wochen |
| 1.000€ - 2.000€ | ca. 50€ | 2-4 Wochen |
| 2.000€ - 5.000€ | ca. 73€ | 2-4 Wochen |
Ablauf:
- Mahnbescheid online beantragen
- Gericht stellt Mahnbescheid zu
- Schuldner hat 14 Tage Zeit für Widerspruch
- Ohne Widerspruch: Vollstreckungsbescheid beantragen
- Mit Vollstreckungsbescheid können Sie pfänden
Achtung: Bei Widerspruch des Schuldners geht das Verfahren in ein reguläres Gerichtsverfahren über. Das bedeutet höhere Kosten und längere Dauer. Überlegen Sie vorab, ob Ihre Forderung eindeutig nachweisbar ist.
Wann ist welche Option sinnvoll?
| Situation | Empfehlung |
|---|---|
| Kleine Beträge (unter 100€) | Abschreiben oder einmalig mahnen |
| Klare Forderung, säumiger Zahler | Inkasso oder Mahnbescheid |
| Strittige Forderung | Anwalt einschalten, nicht Inkasso |
| Stammkunde mit Liquiditätsproblemen | Ratenzahlung anbieten |
| Verdacht auf Zahlungsunfähigkeit | Schnell handeln, Mahnbescheid |
Präventiv: So vermeiden Sie Zahlungsausfälle
Checkliste Zahlungsausfall-Prävention
- ☐ Bonität bei Neukunden prüfen (ab größeren Aufträgen)
- ☐ Anzahlung vereinbaren (30-50% bei neuen Kunden)
- ☐ Klare Zahlungsziele auf der Rechnung (14 Tage üblich)
- ☐ Rechnung sofort nach Leistung stellen
- ☐ Zahlungseingänge regelmäßig prüfen
- ☐ Eigentumsvorbehalt bei Waren vereinbaren
Häufige Fehler vermeiden
- Zu lange warten mit der Mahnung – Spätestens 1 Woche nach Fälligkeit freundlich erinnern.
- Emotionale Mahnungen schreiben – Sachlich und professionell bleiben – auch bei der dritten Mahnung.
- Kleine Beträge lange verfolgen – Kosten-Nutzen-Verhältnis prüfen. Unter 50€ oft nicht wirtschaftlich.
Häufige Fragen
Nach Ablauf des Zahlungsziels (meist 14 Tage nach Rechnungsstellung) können Sie sofort mahnen. Eine erste freundliche Zahlungserinnerung nach 1 Woche Verzug ist üblich und bewahrt die Kundenbeziehung.
Bei Beträgen über 100€ und erfolgloser eigener Mahnung kann Inkasso sinnvoll sein. Die Kosten (ca. 10-30% des Betrags) können dem Schuldner auferlegt werden. Bei strittigen Forderungen ist ein Anwalt besser.
Der Mahnbescheid kostet ca. 32€ bei 1.000€ Forderung. Bei Widerspruch fallen weitere Gerichtskosten an. Für Forderungen unter 500€ ist das Online-Mahnverfahren unter online-mahnantrag.de oft ausreichend.
Hinweis: Die Inhalte dieser Seite dienen der allgemeinen Information und ersetzen keine professionelle Steuerberatung. Für individuelle Fragen wenden Sie sich bitte an einen Steuerberater oder das zuständige Finanzamt.