Buchhaltung verspätet – welche Strafen drohen?
Kurz & Knapp
Buchhaltung aufgeschoben? Keine Panik – aber handeln Sie jetzt. Sammeln Sie alle Belege, sortieren Sie chronologisch und arbeiten Sie Monat für Monat ab. Bei großen Rückständen lohnt sich ein Steuerberater. Wichtig: Solange die Steuererklärung fristgerecht abgegeben wird, drohen keine Strafen für verspätete Buchführung.
Typische Situation: Belegchaos im Schuhkarton
Sie sind nicht allein. Viele Selbstständige schieben die Buchhaltung vor sich her – das Tagesgeschäft hat Priorität. Doch je länger Sie warten, desto größer wird der Berg.
Achtung: Auch wenn es keine direkte Strafe für verspätete Buchhaltung gibt: Das Finanzamt erwartet eine lückenlose Dokumentation. Bei einer Betriebsprüfung kann fehlende Buchführung zu Schätzungen führen – meist zu Ihrem Nachteil.
Schritt-für-Schritt: Rückstände aufarbeiten
- Alle Belege zusammensuchen
Rechnungen, Kontoauszüge, Quittungen, PayPal-Belege – alles an einen Ort bringen. - Chronologisch sortieren
Nach Monaten ordnen. Getrennt nach Einnahmen und Ausgaben. - Kontoauszüge als Leitfaden
Gehen Sie jeden Kontoumsatz durch und ordnen Sie den passenden Beleg zu. - Monat für Monat erfassen
In Buchhaltungssoftware oder Excel eintragen. Nicht alles auf einmal – lieber stetig. - Fehlende Belege beschaffen
Lieferanten um Duplikate bitten. Eigenbelege für Kleinbeträge erstellen. - Plausibilität prüfen
Stimmt der Saldo mit dem Kontostand überein? Fehlen Buchungen?
Wie viel Rückstand ist noch machbar?
| Rückstand | Aufwand | Empfehlung |
|---|---|---|
| 1-3 Monate | Wenige Stunden | Selbst aufarbeiten |
| 3-6 Monate | Ein Wochenende | Selbst machbar, Software nutzen |
| 6-12 Monate | 2-4 Tage | Software oder Buchhalter |
| 1-2 Jahre | Mehrere Tage | Steuerberater empfohlen |
| Über 2 Jahre | Erheblich | Steuerberater unbedingt nötig |
Kosten für professionelle Aufarbeitung
Beispiel: Was kostet die Nachbuchung?
| Buchhaltungsservice (pro Monat Rückstand) | 50-150€ |
| Steuerberater (pro Monat Rückstand) | 80-200€ |
| Komplettpaket 1 Jahr (einfach) | 600-1.200€ |
| Komplettpaket 1 Jahr (komplex) | 1.500-3.000€ |
Die Kosten hängen von der Anzahl der Buchungen und der Komplexität ab.
Fehlende Belege – was tun?
Nicht jeder Beleg lässt sich rekonstruieren. So gehen Sie vor:
- Lieferanten kontaktieren: Die meisten Unternehmen können Rechnungskopien ausstellen
- Online-Portale prüfen: Amazon, PayPal etc. haben Download-Funktionen für alte Rechnungen
- Eigenbeleg erstellen: Für Kleinbeträge (Parkschein, Trinkgeld) können Sie einen Eigenbeleg ausfüllen
- Kontoauszug als Nachweis: Bei kleinen Beträgen oft ausreichend
Beispiel: Eigenbeleg-Muster
Eigenbeleg
Datum: 15.03.2024
Betrag: 8,50€
Verwendungszweck: Parkgebühren Kundenbesuch München
Grund für Eigenbeleg: Parkschein verloren
Unterschrift: ________________
Häufige Fehler vermeiden
- Alles auf einmal machen wollen – Arbeiten Sie in kleinen Einheiten (1-2 Monate pro Sitzung).
- Belege wegwerfen nach Buchung – 10 Jahre Aufbewahrungspflicht! Digital archivieren.
- Private und geschäftliche Ausgaben vermischen – Separate Konten führen, nachträglich sauber trennen.
Vorbeugen: So bleibt die Buchhaltung aktuell
- ☐ Wöchentlich 15 Minuten für Belege einplanen
- ☐ Geschäftskonto strikt vom Privatkonto trennen
- ☐ Belege sofort fotografieren (z.B. mit Buchhaltungs-App)
- ☐ Monatliche Routine: Am 1. des Monats den Vormonat buchen
- ☐ Quartalsweise Kontrolle: Stimmt der Kontostand?
Häufige Fragen
Für die verspätete Buchhaltung selbst gibt es keine direkte Strafe. Problematisch wird es, wenn Sie dadurch die Steuererklärung nicht fristgerecht abgeben können. Dann drohen Verspätungszuschläge. Außerdem verlieren Sie den Überblick über Ihre finanzielle Lage und riskieren bei einer Betriebsprüfung Schätzungen zu Ihrem Nachteil.
Sammeln Sie alle Belege und sortieren Sie chronologisch. Nutzen Sie Kontoauszüge als roten Faden und arbeiten Sie Monat für Monat ab. Bei großen Rückständen (über 6 Monate) empfiehlt sich ein Buchhaltungsservice oder Steuerberater, der die Aufarbeitung professionell übernimmt.
Für alle Buchhaltungsunterlagen gilt eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren. Das betrifft Rechnungen, Kontoauszüge, Verträge und alle anderen steuerlich relevanten Belege. Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlagen entstanden sind.
Hinweis: Die Inhalte dieser Seite dienen der allgemeinen Information und ersetzen keine professionelle Steuerberatung. Für individuelle Fragen wenden Sie sich bitte an einen Steuerberater oder das zuständige Finanzamt.