7 Buchhaltungsfehler, die Selbstständige teuer zu stehen kommen
Kurz & Knapp
Die 7 teuersten Buchhaltungsfehler: 1) Belege nicht aufbewahren, 2) Privat und Geschäftlich vermischen, 3) Betriebsausgaben vergessen, 4) Falsche Abschreibung, 5) Einnahmen nicht erfassen, 6) Buchhaltung aufschieben, 7) Keine Rücklagen bilden.
Fehler #1: Belege nicht ordentlich aufbewahren
Die Folgen:
- Kein Vorsteuerabzug ohne Beleg
- Betriebsausgabe nicht anerkannt
- Probleme bei Betriebsprüfung
- Schätzung durch Finanzamt
Die Lösung:
- Sofort fotografieren/scannen
- Cloud-Backup anlegen
- Thermopapier kopieren
- 10 Jahre aufbewahren
Fehler #2: Privat und Geschäftlich vermischen
Beispiel: Das Problem
Alles läuft über ein Konto: Miete, Supermarkt, Kundenzahlungen, Büromaterial...
- Bei Prüfung: Finanzamt vermutet nicht erklärte Einnahmen
- Zeitaufwand: Stundenlange Sortierung am Jahresende
- Fehlerquote: Private Ausgaben als Betriebsausgaben gebucht
- Risiko: Steuerhinterziehungs-Vorwurf bei Unklarheiten
Lösung: Separates Geschäftskonto und Geschäftskreditkarte. Privatentnahmen klar dokumentieren.
Fehler #3: Betriebsausgaben vergessen
Häufig vergessene absetzbare Kosten:
| Ausgabe | Absetzbar? | Oft vergessen |
|---|---|---|
| Internet (anteilig) | Ja | Wird als privat angesehen |
| Handy (anteilig) | Ja | Kein separates Geschäftshandy |
| Fachliteratur | Ja | Keine Quittung geholt |
| Fortbildungen | Ja | Online-Kurse vergessen |
| Home-Office-Pauschale | Ja | Unbekannt |
| Kontoführungsgebühren | Ja | Zu klein erscheinend |
| Software-Abos | Ja | Monatlich, fällt nicht auf |
Fehler #4: Falsche Abschreibung
| Anschaffung | Korrekte Behandlung | Häufiger Fehler |
|---|---|---|
| Laptop 700€ netto | Sofort absetzen (GWG) | Über 3 Jahre abschreiben |
| Laptop 1.200€ netto | 3 Jahre AfA | Sofort absetzen |
| Büromöbel 2.000€ | 13 Jahre AfA | Falsche Nutzungsdauer |
| Sammelposten (251-1.000€) | 5 Jahre Pool | Einzeln abschreiben |
Seit 2021: Computer und Software können sofort abgeschrieben werden (Nutzungsdauer 1 Jahr)!
Fehler #5: Einnahmen nicht vollständig erfassen
Auch diese Einnahmen müssen erfasst werden:
- Bareinnahmen (Tipp: Kassenbuch führen)
- PayPal, Stripe und andere Zahlungsdienstleister
- Gutscheine, die eingelöst wurden
- Sachleistungen (Tauschgeschäfte)
- Erstattungen von Versicherungen
Fehler #6: Buchhaltung aufschieben
- Wöchentlich: Belege erfassen
15 Minuten pro Woche – Belege scannen und grob zuordnen. - Monatlich: Konten abgleichen
Bankkonto mit Buchhaltung vergleichen, USt-Voranmeldung vorbereiten. - Quartalsweise: Übersicht prüfen
Gewinn schätzen, Steuerrücklagen prüfen, Vorauszahlungen checken. - Jährlich: Abschluss vorbereiten
EÜR erstellen, Anlagen-AfA berechnen, Steuererklärung vorbereiten.
Fehler #7: Keine Steuerrücklagen bilden
Beispiel: Die böse Überraschung
Gewinn 2024: 50.000€ | Steuerrücklage: 0€
| Einkommensteuer (ca. 25%) | 12.500€ |
| + Vorauszahlungen 2025 | 12.500€ |
| Fällig mit Bescheid | 25.000€ |
Lösung: Bei jedem Zahlungseingang 30-40% auf separates Konto.
Häufige Fehler vermeiden
- Buchhaltung einmal im Jahr machen – Wöchentlich Belege, monatlich Konten – spart Zeit und Nerven.
- Excel statt Buchhaltungssoftware – Tools wie SevDesk, lexoffice sparen Zeit und vermeiden Fehler.
- USt als eigenes Geld behandeln – Die 19% gehören dem Finanzamt – sofort separieren!
Häufige Fragen
Die teuersten Fehler: Betriebsausgaben vergessen (verlorene Steuerersparnis), Belege nicht aufbewahren (Vorsteuer verloren), und Privat/Geschäftlich vermischen (Nachzahlung bei Prüfung).
Idealerweise wöchentlich Belege erfassen und monatlich Konten abgleichen. Mindestens aber monatlich, um den Überblick zu behalten und USt-Voranmeldungen korrekt zu erstellen.
Hinweis: Die Inhalte dieser Seite dienen der allgemeinen Information und ersetzen keine professionelle Steuerberatung. Für individuelle Fragen wenden Sie sich bitte an einen Steuerberater oder das zuständige Finanzamt.