Finanzamt erkennt Betriebsausgaben nicht an – was tun?
Kurz & Knapp
Wurde Ihre Betriebsausgabe vom Finanzamt abgelehnt? Das kann verschiedene Gründe haben: fehlender Beleg, mangelnder betrieblicher Bezug oder gesetzliche Abzugsverbote. Prüfen Sie den Ablehnungsgrund und legen Sie bei Unrecht Einspruch ein – am besten mit zusätzlichen Nachweisen für den betrieblichen Charakter.
Warum lehnt das Finanzamt Ausgaben ab?
| Ablehnungsgrund | Beispiel | Was Sie tun können |
|---|---|---|
| Beleg fehlt | Quittung nicht mehr vorhanden | Ersatzbeleg anfordern, Eigenbeleg erstellen |
| Privatnutzung erkennbar | Laptop ohne Arbeitszimmer | Nutzungsanteil nachweisen (Schätzung) |
| Kein betrieblicher Bezug | Kleidung "für Kundentermine" | Schwierig, außer Berufskleidung |
| Gesetzliches Verbot | Geschenk über 50€ | Nicht anfechtbar, Gesetz ist eindeutig |
| Zu hohe Bewirtungskosten | Feier übertrieben | Angemessenheit belegen |
| Fehlende Pflichtangaben | Rechnung ohne Datum | Korrigierte Rechnung nachreichen |
Gesetzlich nicht abzugsfähige Ausgaben
Diese Betriebsausgaben sind per Gesetz (§4 Abs. 5 EStG) nicht oder nur teilweise absetzbar – hier hilft auch kein Einspruch:
- Geschenke über 50€ pro Person und Jahr (nicht absetzbar)
- Bewirtung: nur 70% absetzbar (30% nicht abzugsfähig)
- Geldbußen und Strafen: nie absetzbar
- Steuerhinterziehungszinsen: nie absetzbar
- Jagd, Fischerei, Yachten: stark eingeschränkt
- Häusliches Arbeitszimmer: nur unter strengen Voraussetzungen
Typische Streitpunkte mit dem Finanzamt
Arbeitszimmer
Problem: Das Finanzamt erkennt Ihr Arbeitszimmer nicht an.
Voraussetzungen für Anerkennung:
- Separater Raum (keine Arbeitsecke)
- Mindestens 90% berufliche Nutzung
- Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit oder kein anderer Arbeitsplatz
Tipp: Alternativ Homeoffice-Pauschale (6€/Tag, max. 1.260€/Jahr) ohne Nachweis.
Kleidung und Berufskleidung
Absetzbar:
- Typische Berufskleidung (Arztkittel, Blaumann, Robe)
- Schutzkleidung (Sicherheitsschuhe, Helm)
Nicht absetzbar:
- Anzug "für Kundentermine"
- Businesskleidung allgemein
- Auch wenn nur beruflich getragen
Bewirtungskosten
| Situation | Absetzbar | Voraussetzung |
|---|---|---|
| Geschäftsessen mit Kunden | 70% | Bewirtungsbeleg mit Teilnehmern + Anlass |
| Mitarbeiter-Essen | 100% | Betriebliche Veranstaltung |
| Arbeitsessen im Büro | 100% | Nur Mitarbeiter, dokumentiert |
| Privates Essen unterwegs | 0% | Nicht absetzbar |
So wehren Sie sich gegen Ablehnung
- Ablehnungsgrund verstehen
Lesen Sie den Steuerbescheid genau. Warum wurde abgelehnt? - Rechtslage prüfen
Ist die Ausgabe grundsätzlich absetzbar? Oder besteht ein gesetzliches Verbot? - Nachweise sammeln
Belege, Fotos, Verträge – alles was den betrieblichen Charakter belegt. - Einspruch einlegen
Schriftlich innerhalb eines Monats. Begründung mit Nachweisen beifügen. - Steuerberater konsultieren
Bei größeren Beträgen oder komplexen Fällen lohnt sich professionelle Hilfe.
Muster: Einspruch wegen abgelehnter Betriebsausgabe
[Absenderdaten, Steuernummer, Datum]
Einspruch gegen den Einkommensteuerbescheid 2023
Sehr geehrte Damen und Herren,
gegen den oben genannten Bescheid lege ich Einspruch ein.
Begründung:
Die Betriebsausgabe für [Beschreibung] in Höhe von [Betrag] wurde nicht anerkannt. Diese Ausgabe ist jedoch betrieblich veranlasst, da [Begründung].
Als Nachweis füge ich bei:
- Rechnung/Quittung
- Erläuterung des betrieblichen Zusammenhangs
Ich beantrage, die Ausgabe als Betriebsausgabe anzuerkennen.
Häufige Fehler vermeiden
- Belege nicht richtig aufbewahren – Sofort nach Kauf ablegen, digital sichern, 10 Jahre aufbewahren.
- Betrieblichen Zusammenhang nicht dokumentieren – Notizen auf Belegen: "Kundenprojekt XY", "Meeting mit..."
- Frist für Einspruch verpassen – Ein Monat ab Bescheid! Im Zweifel sofort Einspruch einlegen.