Beleg verloren – welche Alternativen gibt es?
Kurz & Knapp
Beleg verloren? Versuchen Sie zuerst, einen Ersatzbeleg zu bekommen (Duplikat, Kontoauszug). Wenn das nicht möglich ist, können Sie in Ausnahmefällen einen Eigenbeleg erstellen. Achtung: Für den Vorsteuerabzug brauchen Sie immer eine ordnungsgemäße Rechnung!
Ihre Optionen bei verlorenem Beleg
- Option 1: Ersatzbeleg anfordern
Kontaktieren Sie den Verkäufer/Dienstleister und bitten um ein Duplikat oder eine Rechnungskopie. - Option 2: Kontoauszug nutzen
Bei Kartenzahlung zeigt der Kontoauszug Datum, Betrag und Empfänger. Als Ergänzung zum Eigenbeleg hilfreich. - Option 3: Eigenbeleg erstellen
Nur wenn Option 1 und 2 nicht möglich sind. Dokumentiert die Ausgabe, ersetzt aber keine Rechnung für den Vorsteuerabzug.
Wann ist ein Eigenbeleg erlaubt?
| Situation | Eigenbeleg möglich? | Hinweis |
|---|---|---|
| Parkgebühren (Automat) | Ja | Regelmäßige Kleinbeträge akzeptiert |
| Trinkgeld | Ja | Bis ca. 10% der Bewirtungskosten |
| Garderobe | Ja | Bei Geschäftsterminen |
| Telefon/Internet (Rechnung verloren) | Nein | Duplikat beim Anbieter anfordern |
| Büromaterial | Nur bedingt | Besser Duplikat beim Händler |
| Größere Anschaffungen | Nein | Immer Originalrechnung nötig |
So erstellen Sie einen Eigenbeleg
Pflichtangaben im Eigenbeleg:
- ☐ Datum der Ausgabe
- ☐ Betrag (mit/ohne USt angeben)
- ☐ Art der Ausgabe (was wurde gekauft/bezahlt)
- ☐ Geschäftlicher Zweck
- ☐ Name des Zahlungsempfängers (wenn bekannt)
- ☐ Grund für den fehlenden Originalbeleg
- ☐ Datum der Erstellung
- ☐ Ihre Unterschrift
Beispiel: Muster Eigenbeleg
EIGENBELEG
| Datum der Ausgabe: | 15.01.2025 |
| Betrag: | 3,50 € |
| Art der Ausgabe: | Parkgebühr |
| Geschäftlicher Zweck: | Kundentermin bei Firma XY in München |
| Zahlungsempfänger: | Parkhaus am Marienplatz |
| Grund für fehlenden Beleg: | Parkscheinautomat, kein Beleg erhalten |
München, 15.01.2025
_______________________
Unterschrift
Achtung: Ein Eigenbeleg berechtigt NICHT zum Vorsteuerabzug! Für die Vorsteuer benötigen Sie immer eine ordnungsgemäße Rechnung mit allen Pflichtangaben inkl. USt-Ausweis.
Vorsteuerabzug ohne Originalrechnung?
Ohne ordnungsgemäße Rechnung ist kein Vorsteuerabzug möglich. Ihre Optionen:
- Duplikat anfordern: Händler können meist Kopien erstellen
- Download-Portal: Viele Anbieter bieten Rechnungen online
- Ohne Vorsteuer buchen: Ausgabe als Brutto-Betrag ansetzen, auf Vorsteuer verzichten
Beispiel: Mit vs. ohne Vorsteuerabzug
Ausgabe: Büromaterial 119€ (brutto)
| Mit Beleg | Ohne Beleg (Eigenbeleg) | |
|---|---|---|
| Betriebsausgabe | 100,00€ | 119,00€ |
| Vorsteuer | 19,00€ | 0,00€ |
| USt-Erstattung entgeht | - | 19,00€ |
Prävention: Belege sichern
So verlieren Sie keine Belege mehr:
- ☐ Belege sofort fotografieren/scannen
- ☐ Cloud-Speicher oder Buchhaltungssoftware nutzen
- ☐ Thermopapier-Belege zeitnah kopieren (verblassen!)
- ☐ E-Mail-Rechnungen in separatem Ordner sammeln
- ☐ Wöchentliche Beleg-Routine einführen
Häufige Fehler vermeiden
- Eigenbelege für große Beträge – Eigenbelege nur für Kleinbeträge. Bei größeren Ausgaben immer Duplikat anfordern.
- Vorsteuer aus Eigenbeleg ziehen – Geht nicht! Vorsteuerabzug nur mit ordnungsgemäßer Rechnung.
- Eigenbelege als Dauerlösung – Nur für Ausnahmen nutzen. Regelmäßige Eigenbelege wecken Misstrauen.
Häufige Fragen
In Ausnahmefällen ja, mit einem Eigenbeleg. Dieser ist nur für kleinere, regelmäßige Ausgaben akzeptabel, bei denen kein Beleg üblich ist (Parkgebühren, Trinkgeld). Für den Vorsteuerabzug reicht ein Eigenbeleg nicht aus.
Ein korrekter Eigenbeleg enthält: Datum, Betrag, Art der Ausgabe, geschäftlicher Zweck, Grund für das fehlende Original und Ihre Unterschrift. Ergänzen Sie wenn möglich den Kontoauszug als Zahlungsnachweis.
Hinweis: Die Inhalte dieser Seite dienen der allgemeinen Information und ersetzen keine professionelle Steuerberatung. Für individuelle Fragen wenden Sie sich bitte an einen Steuerberater oder das zuständige Finanzamt.