Aufbewahrungsfristen für Selbstständige – was wie lange aufheben?
Kurz & Knapp
Die wichtigsten Fristen: Rechnungen, Buchungsbelege und Jahresabschlüsse = 10 Jahre. Geschäftsbriefe, Angebote und Verträge = 6 Jahre. Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist.
Übersicht: Aufbewahrungsfristen
| Dokumentenart | Aufbewahrungsfrist |
|---|---|
| Rechnungen (ausgehend) | 10 Jahre |
| Rechnungen (eingehend) | 10 Jahre |
| Buchungsbelege (Kontoauszüge) | 10 Jahre |
| Jahresabschlüsse/EÜR | 10 Jahre |
| Verträge | 6 Jahre (nach Ablauf) |
| Geschäftsbriefe | 6 Jahre |
| Angebote, Bestellungen | 6 Jahre |
| Lohnunterlagen | 10 Jahre |
| Steuerbescheide | 10 Jahre (empfohlen) |
So berechnen Sie die Frist
Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist:
Beispiel: Fristberechnung
Rechnung vom 15. März 2024:
| Rechnungsdatum | 15.03.2024 |
| Fristbeginn | 01.01.2025 |
| Aufbewahrungsfrist | 10 Jahre |
| Aufbewahren bis | 31.12.2034 |
Ab 01.01.2035 darf die Rechnung vernichtet werden.
Digitale Aufbewahrung
Sie dürfen (und sollten!) Belege digital aufbewahren. Das ist sogar sicherer als Papier. Aber: GoBD-konform!
Anforderungen an digitale Archivierung:
- Unveränderbarkeit: Keine nachträgliche Änderung möglich
- Vollständigkeit: Alle Dokumente erfasst
- Ordnung: Systematische Ablage, auffindbar
- Lesbarkeit: Jederzeit lesbar und ausdruckbar
- Zeitnähe: Zeitnah nach Eingang scannen
- Verfahrensdokumentation: Prozess dokumentiert
- Scannen/Fotografieren
Beleg zeitnah digitalisieren (Smartphone-App oder Scanner). - Benennung
Einheitliche Dateinamen: 2024-03-15_Bueromoebel_OBI_150EUR.pdf - Ablage
In Ordnerstruktur oder Buchhaltungssoftware speichern. - Backup
Cloud-Backup oder externe Festplatte – Daten müssen sicher sein.
Thermopapier: Besondere Vorsicht!
Achtung: Kassenbelege auf Thermopapier verblassen nach 1-3 Jahren! Sofort scannen/kopieren, sonst ist der Beleg später unleserlich.
Was passiert bei fehlenden Belegen?
| Situation | Konsequenz |
|---|---|
| Beleg für Betriebsausgabe fehlt | Kein Abzug, keine Vorsteuer |
| Ausgangsrechnung fehlt | Problem bei Betriebsprüfung |
| Keine Kontoauszüge | Schätzung durch Finanzamt |
| Systematische Lücken | Verdacht auf Manipulation |
Checkliste: Was aufbewahren?
10 Jahre aufbewahren:
- ☐ Alle Ausgangsrechnungen
- ☐ Alle Eingangsrechnungen
- ☐ Kontoauszüge (alle Geschäftskonten)
- ☐ Kassenbuch (bei Bargeschäften)
- ☐ Jahresabschlüsse / EÜR
- ☐ Inventar und Anlagenverzeichnis
- ☐ Steuererklärungen und Bescheide
6 Jahre aufbewahren:
- ☐ Geschäftsbriefe (empfangen und gesendet)
- ☐ Angebote und Auftragsbestätigungen
- ☐ Verträge (ab Vertragsende)
- ☐ Versicherungspolicen
Häufige Fehler vermeiden
- Belege nach der Steuererklärung wegwerfen – 10 Jahre aufbewahren – Betriebsprüfungen kommen auch Jahre später.
- Nur Papier aufbewahren – Digitale Kopien als Backup – Papier kann verloren gehen/verblassen.
- Thermopapier nicht sofort sichern – Sofort scannen oder kopieren – verblasst innerhalb von 1-3 Jahren!
Häufige Fragen
Rechnungen (ausgehend und eingehend) müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt am Ende des Jahres, in dem die Rechnung erstellt wurde. Eine Rechnung von März 2024 muss bis mindestens Ende 2034 aufbewahrt werden.
Ja, digitale Aufbewahrung ist erlaubt und sogar empfohlen. Die Belege müssen unveränderbar gespeichert werden (GoBD-konform). Nach dem Scannen dürfen Papieroriginale vernichtet werden – empfohlen ist aber, wichtige Dokumente auch physisch zu behalten.
Hinweis: Die Inhalte dieser Seite dienen der allgemeinen Information und ersetzen keine professionelle Steuerberatung. Für individuelle Fragen wenden Sie sich bitte an einen Steuerberater oder das zuständige Finanzamt.