Umsatzsteuerpflicht: Ab wann müssen Sie USt abführen?
Kurz & Knapp
Umsatzsteuer zahlen Sie, sobald Sie die Kleinunternehmergrenze überschreiten: 25.000€ Umsatz im Vorjahr ODER über 100.000€ im laufenden Jahr. Dann müssen Sie 19% (oder 7%) auf Ihre Rechnungen aufschlagen und ans Finanzamt abführen. Im Gegenzug können Sie die Vorsteuer aus Ihren Einkäufen abziehen.
Die Kleinunternehmergrenze 2025
| Grenze | Betrag | Folge bei Überschreitung |
|---|---|---|
| Vorjahres-Umsatz | 25.000€ | USt-Pflicht ab 1. Januar des Folgejahres |
| Jahresprognose laufendes Jahr | 100.000€ | SOFORTIGE USt-Pflicht ab Überschreitung |
Umsatzsteuer vs. Einkommensteuer
| Umsatzsteuer | Einkommensteuer | |
|---|---|---|
| Was wird besteuert? | Umsatz (Verkäufe) | Gewinn (Einnahmen - Ausgaben) |
| Wer zahlt letztlich? | Der Endkunde | Sie persönlich |
| Steuersatz | 19% oder 7% | 0-45% progressiv |
| Freibetrag | Nur Kleinunternehmerregelung | 11.784€ Grundfreibetrag |
| Anmeldung | Monatlich/quartalsweise | Jährlich |
| Vorsteuerabzug | Ja (wenn USt-pflichtig) | Nein (kein Konzept) |
Wie funktioniert die Umsatzsteuer?
Sie verkaufen eine Dienstleistung für 1.000€ netto:
| Netto-Preis | 1.000€ |
| + Umsatzsteuer 19% | 190€ |
| Brutto (Kunde zahlt) | 1.190€ |
Sie kaufen Software für 100€ netto:
| Netto-Preis | 100€ |
| + Vorsteuer 19% | 19€ |
| Brutto (Sie zahlen) | 119€ |
Zahllast ans Finanzamt:
| Umsatzsteuer erhalten | 190€ |
| - Vorsteuer bezahlt | -19€ |
| Ans Finanzamt | 171€ |
Umsatzsteuer-Voranmeldung
Als Umsatzsteuer-Pflichtiger müssen Sie regelmäßig eine Voranmeldung beim Finanzamt einreichen:
| USt-Zahllast Vorjahr | Voranmeldung | Abgabefrist |
|---|---|---|
| Unter 1.000€ | Jährlich (keine Voranmeldung) | Mit Steuererklärung |
| 1.000€ - 7.500€ | Quartalsweise | 10. des Folgemonats |
| Über 7.500€ | Monatlich | 10. des Folgemonats |
| Neugründung (1. Jahr) | Monatlich (Pflicht) | 10. des Folgemonats |
Mit Dauerfristverlängerung (Antrag beim Finanzamt) haben Sie einen Monat mehr Zeit. Dafür müssen Sie aber eine Sondervorauszahlung leisten.
Wann lohnt sich die Regelbesteuerung?
Regelbesteuerung lohnt sich:
- Hohe Anfangsinvestitionen
- Laufend hohe Betriebsausgaben
- Hauptsächlich B2B-Kunden
- Geplantes Wachstum über Grenze
- Export/EU-Geschäfte
Kleinunternehmer bleiben:
- Wenig Betriebsausgaben
- Hauptsächlich Privatkunden
- Geringer Verwaltungsaufwand gewünscht
- Umsatz stabil unter 25.000€
Situation: Neuer Freelancer kauft Equipment für 5.000€ netto
| Kleinunternehmer | Regelbesteuerung | |
|---|---|---|
| Equipment-Kosten | 5.950€ (brutto) | 5.000€ (netto) |
| Vorsteuer zurück | 0€ | 950€ |
| Tatsächliche Kosten | 5.950€ | 5.000€ |
Ersparnis durch Regelbesteuerung: 950€
Option zur Regelbesteuerung
Auch unter der Kleinunternehmergrenze können Sie freiwillig zur Regelbesteuerung wechseln. Diese Entscheidung binden Sie allerdings für 5 Jahre.
- Antrag bei Gewerbeanmeldung
Im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung die Option wählen. - Nachträglicher Wechsel
Formloser Antrag ans Finanzamt möglich (vor dem Wechseljahr). - Bindungsfrist beachten
5 Jahre gebunden. Erst dann ist Rückkehr zum Kleinunternehmer möglich.
Häufige Fehler vermeiden
- USt und ESt verwechseln – USt = Umsatz, weitergereicht an Kunden. ESt = Ihr Gewinn.
- 100.000€-Grenze ignorieren – Bei Überschreitung werden Sie SOFORT umsatzsteuerpflichtig!
- Voranmeldung verpassen – Am 10. des Folgemonats fällig. Dauerfristverlängerung beantragen!